Archivo documental
Cómo conservar el histórico del DeCA durante un año
Conservar no significa acumular archivos sin orden. El sistema debe poder recuperar el documento, sus revisiones y el contexto del servicio durante todo el plazo aplicable.
Qué debe quedar archivado
Guarda cada PDF emitido junto con su identificador, fecha de creación, estado y relación con el servicio. Si hubo cambios, conserva tanto la versión anterior como la vigente.
- PDF nativo de cada versión.
- Identificador único y URL asociada.
- Fecha y hora de emisión.
- Usuario que realizó la creación o modificación.
- Motivo de la revisión cuando exista.
- Evidencia de entrega o puesta a disposición del conductor.
Cómo facilitar la recuperación
El archivo debe permitir buscar por fecha, matrícula, conductor, empresa o número de documento. Una estructura basada únicamente en nombres de archivo dificulta responder a una revisión meses después.
Comprueba periódicamente que las URLs siguen funcionando y que los PDF pueden abrirse. La copia de seguridad debe estar separada del dispositivo usado en oficina.
Integridad y acceso
Limita la edición y el borrado a usuarios autorizados. Registra las acciones relevantes y evita que una corrección reemplace físicamente el fichero anterior.
El plazo mínimo de un año no impide que otras obligaciones exijan conservar determinada información durante más tiempo. La política interna debe coordinar ambos plazos.