RGPD y encargo de tratamiento

Partes, objeto y duración

La empresa de transporte cliente es responsable de los datos que incorpora. FERNANDO NUÑEZ CAVAS, NIF 23052472D, C/ JADE 91, 30310 CARTAGENA, actúa como encargado al prestar Hoja de Ruta Digital. Contacto: hola@codigo.red.

Este encargo regula la recogida, organización, consulta, generación, almacenamiento, comunicación mediante PDF y QR, exportación y supresión de los datos necesarios para gestionar hojas de ruta, sus modificaciones y justificantes. Dura mientras se preste el servicio y, exclusivamente para su conservación, durante los plazos legales aplicables.

Abarca datos de identificación y contacto de usuarios, conductores y representantes de contratantes; NIF, datos profesionales, matrículas, itinerarios, fechas, horarios y, si se activa el justificante, nombre, identificación y trazo de firma. No se requiere introducir datos de salud ni listas de pasajeros.

Instrucciones y obligaciones del cliente

El cliente determina la finalidad, garantiza una base jurídica válida, informa a los interesados, mantiene los datos exactos y limita los permisos de sus usuarios. Las acciones autorizadas en la plataforma y las solicitudes verificadas a soporte constituyen instrucciones documentadas.

El encargado solo tratará los datos según esas instrucciones, incluidas las transferencias internacionales. Si una norma exige otro tratamiento, informará previamente al cliente salvo prohibición legal. Si considera ilícita una instrucción, lo comunicará inmediatamente y suspenderá esa instrucción hasta su aclaración.

Confidencialidad y seguridad

Las personas autorizadas estarán sujetas a confidencialidad y accederán únicamente a los datos necesarios para sus funciones. El encargado aplicará las medidas del artículo 32 del RGPD según el riesgo: control de acceso, aislamiento por organización, transporte cifrado, trazabilidad, comprobación de integridad documental, copias de seguridad y procedimientos de recuperación y verificación periódica.

El PDF de control incluye los datos exigidos por transporte. Su QR permite descarga directa sin autenticación durante el periodo de disponibilidad; quien posea el enlace puede acceder. Debe compartirse únicamente con conductores, intervinientes autorizados y autoridades. El cliente debe custodiar también las copias descargadas e impresas.

Subencargados y transferencias

Antes de tratar datos del cliente mediante proveedores, el encargado debe facilitar la relación vigente de subencargados, con su identidad, servicio, ubicación del tratamiento y garantías de transferencias internacionales, y obtener autorización escrita específica o general del cliente. Solicita esa relación a hola@codigo.red; esta página no sustituye ese anexo ni acredita por sí sola su formalización.

Con autorización general, el encargado informará previamente de las incorporaciones o sustituciones para permitir la oposición del cliente antes de aplicarlas. Impondrá por contrato las mismas obligaciones de protección de datos y responderá ante el cliente por el cumplimiento del subencargado.

Las transferencias fuera del Espacio Económico Europeo requieren las instrucciones correspondientes y un mecanismo válido del capítulo V del RGPD, con las medidas adicionales que procedan. No se presume la existencia de una decisión de adecuación o de cláusulas firmadas sin comprobar el proveedor y el destino.

Derechos, incidentes y asistencia

El encargado remitirá al cliente sin dilación las solicitudes de derechos relacionadas con datos tratados por su cuenta y le prestará asistencia mediante medidas técnicas y organizativas apropiadas, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento. No resolverá esas solicitudes por cuenta del cliente sin su instrucción.

Notificará al cliente sin dilación indebida las brechas de datos personales de las que tenga conocimiento, aportando la naturaleza del incidente, datos e interesados afectados si se conocen, consecuencias probables, medidas y contacto. Completará la información progresivamente cuando sea necesario.

Asistirá al cliente en las obligaciones de los artículos 32 a 36 del RGPD, incluidas seguridad, notificación de brechas, evaluaciones de impacto y consulta previa, según la información disponible.

Fin del servicio, devolución y conservación

Al terminar el servicio, el cliente podrá elegir la devolución o supresión de los datos y copias, salvo conservación obligatoria. Puede descargar los documentos antes de la baja y solicitar la devolución del archivo a hola@codigo.red; se verificará su legitimación antes de entregarlo.

Las hojas emitidas y sus versiones se conservarán como mínimo durante un año desde la realización del servicio. El cierre de la cuenta revoca el acceso de usuarios, pero mantiene los QR durante su periodo obligatorio. Los documentos retenidos solo se utilizarán para cumplir esas obligaciones y atender reclamaciones o autoridades; terminado el plazo, se aplicará la supresión que corresponda.

Información y auditoría

El encargado pondrá a disposición del cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de estas obligaciones y permitirá y contribuirá a auditorías e inspecciones del cliente o de un auditor autorizado. Las medidas de coordinación protegerán la seguridad y los datos de otros clientes sin impedir ese derecho.

Estas condiciones se incorporan a la contratación empresarial junto con los anexos que identifiquen los proveedores autorizados y las medidas aplicables. Los contratos previos requieren comprobar su incorporación o actualización; publicar este texto no implica que ya estén firmados.